CONCEPTO DE ADMINISTRACION Y PROPORCIONALIDAD DE LAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

Para aclarar lo que son las funciones administrativas, Fayol define el acto de administrar como planear. organizar, dirigir, coordinar y controlar. Las funciones administrativas abar­can los elementos de la administración, es decir, las funciones del administrador:

Planear: visualizar el futuro y trazar el programa de acción

Organizar: construir las estructuras material y social de la empresa.

Dirigir: guiar y orientar al personal.

Coordinar: enlazar, unir y armonizar todos los actos y esfuerzos colectivos.

Controlar: verificar que todo suceda de acuerdo con las reglas establecidas y las ordenes dadas.

Fayol nos dice que toda empresa puede ser dividida en 6 grupos de funciones, que son:

·  Funciones técnicas, relacionadas con la producción de bienes o servicios de la empresa

·  Funciones comerciales, relacionadas con la compra, la venta o el intercambio

·  Funciones financieras, relacionadas con la búsqueda y gerencia de capitales

·  Funciones de seguridad, relacionadas con la protección y preservación de los bienes y las personas

·  Funciones contables, relacionadas con los inventarios, los registros, los balances, los costos y las estadísticas

·  Funciones administrativas, relacionadas con la integración de las otras cinco funciones por parte de la dirección. Las funciones administrativas coordinan y sincronizan las demás funciones de la empresa, y están siempre por encima de ellas.

Fayol argumenta que ninguna de las primeras cinco funciones mencionadas tienen la tarea de formular el programa de acción general de la empresa, constituir su cuerpo social, coordinar los esfuerzos ni armonizar sus acciones. Las funciones téc­nicas, comercial, financiera, de seguridad y de contabilidad no gozan de dichas atribu­ciones, pues éstas constituyen otra función, designada habitualmente con nombre de administración.

Proporcionalidad de las funciones administrativas

Según Fayol, existe una proporcionalidad de las funciones administrativas: es decir, se reparten por todos los niveles de la jerarquía de la empresa y no son privativas de la alta y dirección. En otros términos, las funciones administrativas no se concentran en la cima de la empresa ni son privilegio de los directores, sino que se distribuyen de manera pro­porcional entre los niveles jerárquicos. A medida que se desciende en la escala jerárquica, aumenta la proporción de las otras funciones de la empresa, ya medida que se asciende, aumentan la extensión y el volumen de las funciones administrativas.

Fayol afirma que, en cualquier tipo de empresa, la capacidad básica de las personas situadas en los niveles inferiores es la capacidad profesional característica del área o de la
empresa, en tanto que la capacidad esencial de los altos directivos es la capacidad administrativa.